それは避けられません。あなたのビジネスは忙しくなり、あなたは圧倒され、そしてそれは起こります：あなたは間違いを犯します。間違ったクライアントにメールを送信したり、注文の納期を台無しにしたり、品切れになる前に追加の消耗品を購入するのを忘れたりします。
せいぜい、これらの間違いは恥ずかしいかもしれません。最悪の場合、彼らはあなたが成長するために必要な利益を得るのを遅らせます。
しかし、少し批判的に考えることで、ビジネスをよりスムーズに実行するのに役立つシステムを設計および実装できます。ソロプレナーの場合は、これらの戦略を使用して整理することもできます。
同じメールの問い合わせに何度も答えていると思いますか？同様の応答を送信する傾向がある場合は、電子メール応答テンプレートを作成して保存することにより、画面時間を大幅に節約できます。 Gmailを使用している場合は、設定の[ラボ]タブにある「定型応答」を使用して、これらを準備します。
既定の返信は、メールの作成者としてのあなたに取って代わるものではありません。代わりに、送信する返信ごとにカスタマイズできる事前に作成されたメールと考えてください。
送信する必要のある応答の種類を予測することで、忙しい1日の貴重な瞬間を保存するための一連のメールテンプレートを準備できます。さらに良い方法：従業員を連れてくるか、仮想アシスタントを雇って受信トレイを手なずけるのを手伝う場合、彼らもこれらの事前に作成された電子メールを使用して、あなたに代わって応答を作成できます。
もちろん、新しい従業員と一緒に座って、タスクを完了する方法を段階的に示すことができます。しかし、質問がある場合に参照できるドキュメントはありますか？教えたばかりの従業員が転職した後、次の従業員に渡すことができるものはありますか？
重要なタスクを完了するためのプロセスを文書化すると、チームのトレーニングに関しても、スタッフの誰かが何らかの理由でオフィスを離れている場合でも、時間を節約できます。プロセスガイドは、役割をカバーする方法をスクランブリングする代わりに、従業員の質問が発生する前に回答する場合があります。
インストラクションガイドは、編集可能な共有ドキュメント（GoogleドキュメントやDropboxファイルなど）として保存するのが最適です。このドキュメントは、テクノロジーやチームの進化に合わせて継続的に更新できます。スタッフに、適切と思われるこれらのドキュメントを更新するように促します。
照明を消してドアをロックする前に、どのタスクを完了するかをクロージングマネージャーに常に思い出させていますか？すべてを覚えようとするのはやめましょう、 チームのチェックリストの作成を開始します。これらは、毎日のやること項目、セキュリティ対策、ソーシャルメディアの監視、または覚えておくべき多くの詳細を含むその他のタスクのチェックリストである可能性があります。
毎日または各シフト中にサインオフできる複製可能なチェックリストを作成すると、チーム間で、または自分自身で説明責任を果たすのに役立ちます。
請求期日や注文期限を二度と忘れないでください。重要な営業日のカレンダーを作成し、それをメールシステムに接続します。締め切りまたは会議日の前に十分な時間をかけて電子メールで配信されるようにカレンダーアラートを設定します。日付、時刻、場所、持参する必要のあるものについて、走り書きのメモに頼らないでください。すべてを1か所にまとめて、カレンダーに任せましょう。
請求期日や注文の締め切りなどの締め切りは繰り返されますか？毎月詳細を記入するのではなく、事前にこれらの日付を予測してください。多くのカレンダーアプリケーションを使用すると、毎週、毎月、または毎年イベントを簡単に繰り返すことができます。
混乱していると感じていますか？中小企業で同じ小さなタスクを実行するために費やす時間を減らしたいですか？システムを改善する方法については、SCOREメンターにお問い合わせください。