影響を受けた都市や米国の領土を復元する取り組みの中で、ハリケーンハービーやイルマについて誰もが話題になっている中、最近では自然災害が誰もが考えています。
地震や竜巻から火事や洪水に至るまで、自然災害はあなたの中小企業を廃業させ、さらには永久に廃業させる可能性があります。建物の電気的短絡のように火事に火をつけるような小規模なイベントでさえ、ビジネスの存続に脅威を与える可能性があります。
ステップ1.潜在的なリスクを特定する 。お住まいの地域で発生する可能性が最も高い自然災害は何ですか？どのような自然災害または人為的災害があなたのビジネスに最も劇的な影響を及ぼしますか？
ステップ2.影響を想像してください 。それらの災害のそれぞれはあなたのビジネスにどのように影響しますか？たとえば、従業員が仕事に就くのを妨げたり、重要なドキュメントにアクセスしたり、在庫の出荷を遅らせたりしませんか？
ステップ3.応答を計画します 。最も可能性の高い災害とビジネスに最大の影響を与える災害から始めて、その災害が発生した場合でも運用を継続する方法について計画を立てます。たとえば、洪水の影響を受けやすい地域にいる場合は、洪水のあるファイルキャビネットに情報が失われないように、重要なビジネスデータをデジタル化する必要があります。まず、顧客へのサービス提供、支払いの受け取り、サプライヤーへの支払いなど、ビジネスのコア機能に焦点を当てます。
ステップ4.テクノロジーを準備する 。災害があなたのビジネスに直接影響を与えない場合でも、近くの自然災害により、従業員は数日または数週間も仕事に就けなくなる可能性があります。従業員がどこにいてもアクセスできるクラウドベースのソフトウェアソリューションを実装することで、災害が発生してもビジネスを継続できます。また、Webベースのビデオ会議ツールを利用して、複数の場所から会議を開催することもできます。重要な情報をクラウドに保存することに加えて、必要に応じて、従業員が自宅で仕事をするために必要な技術ツールを持っていることを確認してください。
ステップ5.人々を保護する 。あなたとあなたのチームがオフィスにいる間に災害が発生した場合、従業員の安全を最優先する必要があります。建物を出るための計画を作成し、それらを実践します。全員が建物の外にいることを確認したり、消防署に電話したりするなど、誰がどのステップの責任者であるかを特定する緊急組織図を作成します。あなたとあなたの従業員が何日も建物に閉じ込められる可能性はありますか？万が一に備えて、緊急用の水、食料、懐中電灯、電池、バックアップ充電器、手動クランクラジオを維持することをお勧めします。
ステップ6.ビジネス保険を更新する 。保険代理店はあなたと協力してリスクを特定し、最も可能性の高いリスクに対して適切な保険をかけていることを確認できます。たとえば、ハリケーンハービーの被害者の多くは、彼らの失望に、彼らの保険には洪水の補償が含まれていないことを発見しています。地震や洪水などの特別な補償が必要な場合は、災害が発生する前に確認する必要があります。最後に、保険書類のデジタルコピーをクラウドに保存し、バックアップコピーを自宅に置いて、緊急事態が発生した後に保険金請求にアクセスできるようにします。
ステップ7.すばやくコミュニケーションする 。災害時には、従業員、顧客、ベンダーと連絡を取る必要があります。緊急時の計画の一部として「電話ツリー」を作成し、特定の従業員に何が起こっているかを他の人に警告するように指示します。スタッフ、顧客、およびサプライヤの連絡先情報の更新されたリストを維持します。そうすれば、その日にオフィスに来ないように従業員に知らせる必要がある場合に備えて準備が整います。
SBAには、ビジネスの災害計画の作成に役立つ情報とリソースがあります。 SCOREには、ハリケーンから地震までのすべてに関するチェックリストやワークショップなど、幅広いビジネス災害計画リソースもあります。ビジネスに役立つ災害計画の作成について、SCOREメンターに相談してください。