中小企業の経営者として、あなたは限られた時間内に多くのタスクをやりくりしなければならないという罠に陥ったに違いありません。
適切なバランスを取り、時間をシームレスに管理するための魔法の公式はありませんが、時間処理スキルを向上させて、やることリストでより多くのタスクを実行することができます。
複数のタスクに取り組んでいる間、私たちは非常に夢中になり、通常、やることリストの重要性を過小評価する傾向があります。ビジネスの世界のほとんどのものは本質的に非常に予測不可能であり、物事は毎秒変化する可能性がありますが、やることリストを作成すると、アイデアを明確に定義し、考えを視覚化し、最終的な目標に向かって取り組むのに役立ちます。
日が進むにつれて、やることリストを変更しなければならない場合があることに注意してください。また、前夜にすべての重要な課題を書き留め、新たなスタートで目を覚まし、最高の結果を出すことに集中することもできます。
珍しいことに聞こえるかもしれませんが、締め切りが近づくと、木から木を見るのが難しくなる可能性があります。私たちは日常のタスクに圧倒されて、どのタスクにすぐに注意を払う必要があるのかわからないことがあります。早急な対応とは、完了しないとプロジェクト全体に悪影響を及ぼし、失敗につながる可能性のあるタスクを意味します。
優先順位付け、優先順位付け、優先順位付け。緊急のタスクを決定し、燃えている問題を処理してから、無限の電子メールリストに応答し、タイムリーでない電話を返します。
また、不快な状況から逃げ出したいので、緊急の問題に対処することを避けようとしないでください。たとえば、クライアントの1人がアプリケーションに問題があるためにサービスについて不満を言っている場合は、問題にすぐに対処し、満足のいく解決策を提案する必要があります。クライアントは簡単に動揺し、サービスの使用をやめることさえあるかもしれないので、クライアントを待たせたくはありません。
この種の問題は自分たちで解決することはなく、しばしばあなたを食い物にします。そうすると、重要なタスクに集中できなくなります。
ソーシャルメディア、あなたの細胞、または人々からの無限の通知から、あなたの焦点を壊す可能性のある多くの中断があります。日常のタスクに優先順位を付ける必要がありますが、クリエイティブなワークフローを妨げる懸念事項に時間を割くことも重要です。
1時間、または2時間の時間を計画し、「営業時間」という名前を付けます。営業時間中は、すべての通信チャネルを開いたままにして、外界からの情報の処理を開始してください。このようにして、実際の作業に注意を集中し、関連性の低いことを行うために無駄になる時間を最小限に抑えることができます。
「午前中はメールをチェックしない」という本の著者であるジュリー・モーゲンセンは、メールをチェックしないときは少なくとも1日1時間は取っておくことを提案しています。彼女はまた、それを行うのに最適な時間は、私たちがランダムにメールに返信するのではなく、優先度の高いタスクに取り組むのに十分なエネルギーと熱意を持っている早朝であると主張しています。
迫り来る締め切りに起因するパニックと戦う最も簡単な方法は、固定の時間枠を作成し、それらを順守することです。これはタイムボックスと呼ばれます。タイムボックスは、作業を時間内に完了し、タスクが何度も続くのを防ぐのに役立ちます。締め切りが1日であろうと1か月であろうと、タスクを完了するために必要な時間は、自分に与えた時間によって異なります。当然のことながら、達成可能な時間を設定し、期限を守るように努力してください。
生産量を増やしたい場合は、あなたとあなたのチームの知識とスキルに投資することを検討してください。
スキルをアップグレードすることで、タスクをより効率的かつ簡単に管理し、全体的な生産性を高め、チームを最大限に活用することができます。たとえば、1日あたりより多くの質の高いコンテンツを作成したい場合は、新しい執筆手法について読み、Aリストの自己啓発ブログを読んでトレンドに遅れないようにする必要があります。
テクノロジーの台頭により、SlackやHubstaffなどの時間管理ツールやコミュニケーションツールを使用せずに複数のタスクを処理することはほとんど想像できません。また、ファイルやドキュメントの整理にかかる時間を最小限に抑えたい場合は、DropboxやOneDriveなどのツールの使用を検討してください。
広範囲にわたる調査を行い、最高のプロジェクト管理ツールを確認する必要があります、 ワークフローに合ったものを選択してください。週末のプロジェクトに取り組んでいる場合は、Trelloのようなもので十分です。ただし、プロジェクトが数か月以上続く場合は、ActiveCollabやBasecampなどのツールをもっと検討する必要があります。
プロジェクト管理ツールは、より効率的なワークフローを作成することにより、あなたとあなたのチームが毎日かなりの時間を節約するのに役立ちます。コミュニケーションだけでなく、画像を共有したり、アイデアをブレインストーミングしたりすることもできます。また、有意義な作業に集中して、あなたとあなたのチームが同じページにとどまるのに役立ちます。
PMとコミュニケーションツールだけに限定するべきではありません。かなりの時間がかかる反復的なタスクを特定し、より効率的に作業するのに役立つアプリを探します。
あなたの限界を知ってください。増え続ける市場の需要を考慮すると、日常的にマルチタスクを実行しなければならないという厳しい現実から逃れることは非常に困難です。日常のすべてのタスクを完了できるようにしたいのと同じくらい、私たちの生産性レベルは常に同じではないことに注意する必要があります。優先順位のリストを作成したら、生産性とその特定の日に処理できるタスクの数を決定します。自分を過度に伸ばすのではなく、目前のタスクに最善を尽くすことに集中してください。