すべてのビジネスには、顧客とベンダーの両方との契約があります。契約はあらゆる企業の生命線を形成し、多くの場合、契約は企業の単一の最大の経済的資産です。それでも、International Association for Contract＆Commercial Management（IACCM）の調査によると：
会社の契約をより適切に処理することで、年間の収益性をほぼ10％向上させることができます。経済的な課題に直面している企業にとって、この増加は、災害の瀬戸際から繁栄に戻る原因となる可能性があります。
契約管理の最も一般的に受け入れられている定義は、契約を作成、実行、分析して、リスクを最小限に抑えながら、会社が運用と財務の両方で最大限のパフォーマンスを発揮できるようにするプロセスです。言い換えれば、それは、再交渉の時または問題がある場合にのみ契約が見直される、ファイリングと保管のシステム以上のものです。契約管理とは、契約を組織の機能を規定する生きた文書として扱い、会社の義務が何であるか、そして他の人が会社のために何をする義務があるかを正確に知ることを指します。
したがって、不十分な契約管理とは、契約を常に把握しておらず、義務を履行しないことを意味します。それは無数の方法で現れる可能性があります。
罰金と罰則 。ほとんどの契約には、契約条件を順守しなかった場合の結果を概説する条項が含まれています。契約管理がないと、特定の条件が満たされない可能性があり、多額の罰金や罰則が科せられます。これは両方の方法で機能します。請負業者が義務を果たさない場合、あなたは彼らに制裁を課す権利がありますが、あなたが契約について最新でない場合、あなたはそれらの機会を逃すかもしれません。
締め切りに間に合わなかった。 無制限の契約はほとんどありません。ほとんどの場合、有効期限と更新期限があります。ベンダーと契約していて更新期限を過ぎた場合、契約のキャンセルによるビジネスの混乱に直面したり、再交渉の失敗や自動更新のために製品やサービスに追加料金を支払うことになったりする可能性があります。反対に、契約の期限が切れる前に顧客や従業員に積極的に連絡をとらないと、顧客を失ったり、不利な条件の再交渉を余儀なくされる可能性があります。
義務の不履行による損失 。契約ライフサイクル管理から得た洞察がなければ、顧客の支払い履歴と全体的なパフォーマンスを正確に把握できず、将来の収益に悪影響を与える契約を作成する可能性があります。
無効な契約 。法規制は常に変化しており、すべての契約が古い条件で適用除外されているわけではありません。規則に大幅な変更があった場合、それを反映するように契約を修正または更新する必要があります。そうしないと、法廷で無効と見なされる可能性があります。これにより、数千ドルの損失が発生する可能性があります。
これらは、不十分な契約管理があなたの収入を損なう方法のほんの一部です。これを回避するには、契約が整理されていることを確認する契約管理システムを実装します。そうすれば、本に何があるかを簡単に確認できます。
真の契約管理システムへの最初のステップは、契約を単一のリポジトリに統合することです。契約書は、数十台の従業員のコンピューター、電子メール、ファイリングキャビネット、または場所の組み合わせに保存しないでください。むしろ、契約管理ソフトウェアを使用することが望ましいです。このようなプログラムを使用すると、すべての契約を1か所に保存できるため、必要なときに特定の情報を簡単に検索できます。
契約管理システムを実装することのもう1つの利点は、契約がすべて1か所にまとめられるだけでなく、契約に積極的に取り組むために必要な可視性が得られることです。一部の企業は、契約の重要な日付とマイルストーンを追跡するためにスプレッドシートソフトウェアを使用することを選択していますが、そのシステムは煩雑で不正確な場合があります。言うまでもなく、スプレッドシートで契約のすべての側面を監視することは困難です。つまり、従業員が契約を評価して実行する際の重要なポイントや考慮事項を見逃す可能性があります。
それでも、単純な契約の「ストレージ」ではなく、契約管理に移行することの最大のメリットは、収益性が向上することです。すべての企業はより健全な収益を見たいので、契約の管理に失敗してお金をテーブルに残さないようにします。