メールの受信トレイが私のように見える場合は、毎日一般的なメールの後に一般的なメールが殺到しています。わかりました。数百または数千のメールがパーソナライズされていると感じさせるのは難しいです。それにもかかわらず、誰も数字のように感じたくない。バッチメールで送信を押す前に一般的な敬礼を挿入することを避けるのは難しいですが、オーディエンスに応じてセグメント化し、それぞれのサインオフをパーソナライズすることが重要です。
人々は、ニュースレターやフォーム入力メールなどの一部のメールが定型的であることを期待しています。しかし、売り込みが冷たく非人称的であることに気付いた場合、あなたは何か間違ったことをしていることになります。テンプレートを使用して重要なメールを作成する場合でも、可能な限りパーソナライズすると、印象に残る可能性があります。
最良のタイプのサインオフは、以前の共有されたディスカッションまたは対話を受信者に思い出させます。つまり、あなたが実在の人物であることを示します。
さようならは難しいですが、うまく実行されたサインオフを管理できる場合はそうではありません。
潜在的な投資家、チームメンバー、親戚のいずれであっても、すべてのメールを「ハイファイブ」で締めくくります。それは素晴らしい会話のきっかけであり、非常に親しみやすい雰囲気を放ちます。一般的な「よろしく」でメールを終了しても、受信者にはあなた、連絡する理由、または希望する次のステップについて何も伝えられません。
メール管理会社のBoomerangは、35万通以上のメールを調査し、さようならの言い方が大きな影響を与える可能性があることを発見しました。 「感謝」と見なされたクロージングの回答率は62％でしたが、感謝の気持ちを示さなかったメールの回答率は46％でした。回答率が最も高かったメールの署名は「よろしくお願いします」でした。実際、電子メールに署名するときに感謝の気持ちを示すことは、平均応答率の36％の相対的な成長に関連していました。メールを終了する最悪の方法は？ 「最高」
電子メールをサインオフするときは、何よりもまず、関連性があります。メールが切り離されて興味がない場合、パートナーまたはベンダーとしてどのようになりますか？
すべてのメールには目的があります—それを明確にしてください。なぜ手を差し伸べるのですか？励ましをしていますか？感謝の気持ちを表していますか？あなたは興奮をかき立てていますか？サインオフには、メールから見たいと思っている最終結果が反映されている必要があります。
電子メールの終わりは、そのメッセージが1時間、1日、または1週間後に記憶に残ることを保証する必要があります。たとえば、ある種の問題や契約について話し合うための会議を手配することが目標である場合は、「これについてさらに話し合うのが待ちきれません」や「詳細を確認する時間を手配しましょう」などのサインオフを行います。おそらく最高です。ほとんどのビジネスコミュニケーションは議論をさらに進めようとしているので、サインオフがこれを反映していることを確認してください。
あなたの電子メールが専門的、役立つ、友好的、または面白いかどうかにかかわらず、あなたのサインオフがメッセージ自体の態度と一致することを確認してください。より洗練されたメールの場合は、「チーム全体からの最高の願い」で十分かもしれません。チーム全体の感情を網羅しているため、昔ながらの「ベスト」よりも優れています。
友好的なサインオフは常に本物でなければなりません。 「ベースに触れてよかった」は、本当にうれしい場合にのみ締めくくりになります。ユーモラスな締めくくりを成し遂げることができれば、ちょっとした楽しいメディアを追加することができます。「最後までやり遂げたので、ここにカバのフィオナのGIFがあります！」メールでのこのような小さな個人的なタッチは、誰かの一日を本当に明るくすることができます。
メールには、ボールがコートにあることと、後でもう一度フォローアップすることを受信者に知らせる明確な召喚状が必要です。 「あなたの回答を楽しみにしています」と同様のサインオフは、人々に答えを打ち砕くように促すことができます。最も忙しいCEOでさえ、「ありがとう、私はあなたに戻ってきます！」とすばやく入力できます。
プロジェクトで共同作業をしている場合や情報を探している場合は、「問題が発生した場合は連絡してください」などのフレーズで終わると、受信者は次のステップが自分次第であることを知ることができますが、あなたは支援することができます。 CTAが何であれ、表示される必要があります。太字のフォントと色を使用すると、読者がメッセージをよりよく理解するのに役立つだけでなく、希望する行動を取るように導くこともできます。
自動化されたメールは退屈である必要はありません。サインオフを変更することは、個性を追加し、受信者に応答を促す簡単な方法です。これらの3つの質問への回答は、毎回完璧な結末を作るのに役立ちます。