総勘定元帳を使用すると、すべての金融取引を1か所で確認できます。総勘定元帳は、すべてのトランザクションを記録する会計の中心的なドキュメントです。手動システムでは、エントリは一般仕訳帳に記録されてから総勘定元帳に転記されます。自動化されたシステムでも同じプロセスが実行されますが、トランザクションを入力するだけで、ソフトウェアがそのエントリを総勘定元帳に自動的に転記します。 3列の元帳の最初の列は借方の列、2番目の列は貸方の列、3番目の列は残高の列です。
トランザクションのタイプに応じて、正しい元帳勘定にエントリを記録します。たとえば、供給元帳アカウントと買掛金元帳アカウントでクレジットで購入した供給を記録します。
アカウントから借方に記入し、トランザクションごとにアカウントに貸方記入します。アカウント分類は、借方に記入するトランザクションと貸方に記入するトランザクションを制御します。勘定科目は、資産、負債、資本、収益、または費用として分類されます。資産はあなたが所有するものです。負債はあなたが借りているものです。公平性とは、所有者が所有または負っているものです。収入は収入です。費用は、事業を運営するための費用の一部である消耗品です。たとえば、消耗品は費用であり、借方で増加します。買掛金は、クレジットとともに増加する負債勘定です。
30日間の返済条件で2,500ドルの費用で消耗品を購入するとします。経費勘定の供給を2,500ドル増やします。負債勘定である買掛金を2,500ドル増やします。これは、2,500ドルの借金があるためです。
消耗品アカウントを増やす日付：2009年9月27日説明：消耗品の借方（列1）：2,500貸方（列2）：[空白]ランニングバランス（列3）：2,500
買掛金勘定の増加日付：2009年9月27日説明：供給借方（列1）：[空白]貸方（列2）：2,500実行残高（列3）：（ 2,500）
50ドル未満で、取引を入力するときに総勘定元帳を作成するタスクを処理する金融ソフトウェアを購入できます。電子総勘定元帳の場合は、表計算ソフトウェアを使用します。 OpenOfficeCalcやGoogleDocs Spreadsheetなど、一部のスプレッドシートソフトウェアは無料で利用できます。
会計では、負の数は-###または（###）と表記されます。