前払費用は、企業が将来複数の会計期間にわたって負担する費用の前払現金支払いの結果です。企業は、時間の経過とともに発生した前払費用の一部を反映するために、前払費用を定期的に調整します。前払費用が調整されない場合、それらは過大評価され、実際に発生した費用は過小評価されます。前払費用と発生費用の不実表示は、貸借対照表と損益計算書の両方に影響を及ぼします。
前払費用は、時間の経過または消費を通じて発生した費用になります。前払費用の例としては、年次保険金や時間の経過とともに失効する前払家賃、または複数の会計期間にわたって存続し、使用によって失効する事務用品があります。企業が前払い費用を購入する場合、前払い費用を借方に記入し、現金を貸方に記入します。前払費用の一部が将来発生したときに実際の費用に請求されるため、元の前払費用の金額は減少します。
前払い費用は、用語が示すように費用項目ではなく、貸借対照表に報告される資産です。将来の費用の前払いを記録するために前払い費用を借方に記入すると、資産としての前払い費用の勘定残高が増加します。時間が経つにつれて、企業が将来の費用をカバーするために前払費用の資産に頼るとき、前払費用の勘定の残高はそれに応じて減少するはずです。ただし、調整を行わないと、アカウントの残高は最初に記録されたままになり、資産としての前払費用の価値が誇張されます。
前払費用のうち将来の会計期間に発生した費用は、損益計算書の費用項目として報告されます。企業は将来発生する費用を前払いしているため、将来の会計期間中に費用の発生に関連する取引は発生しません。付随する商取引がない場合、企業は、経費を負担した後、経費の記録と報告を忘れることがあります。このような費用調整の省略は、損益計算書の費用額を過小評価しています。
企業は、会計期間の終了時に調整エントリを使用して、前払費用を調整し、発生した費用を記録します。調整エントリは、貸借対照表の前払費用勘定への貸方入力と、損益計算書の費用勘定への借方入力です。貸方調整は前払費用の勘定残高を減らし、借方調整は発生した費用を増やします。調整により、貸借対照表の資産としての前払費用と、発生して損益計算書に報告された費用は、正しい残高に適切に表示されます。