家主に適切な手紙を書くことは、他の種類のビジネスレターを書くことと大差ありません。あなたの手紙は、市民的かつ丁寧な方法で、あなたの懸念とあなたの希望する決議を伝えるべきです。よく書かれた手紙は、家主との問題を解決するのに大いに役立ち、関係を改善することさえできます。
誰かに重要な手紙を書くには、事前の準備が必要です。これは、家主と敵対関係にある場合、または深刻な未解決の問題について不平を言っている場合に特に当てはまります。怒っているときは絶対に書いてはいけません。落ち着くまで待ってから書いてください。賃貸借法または州の家主テナント法の対象となる問題について書いている場合は、書く前に両方を確認してください。あなたの要求を正当化するために法律やリース条項を引用することができれば、あなたの手紙はより説得力があります。
あなたの家主があなたの手紙にあなたの名前と住所を含めることによって、彼が誰から聞いているかを知っていることを確認してください。名前のある建物や複合施設にいる場合は、それも使用してください。家主からの迅速な対応が必要な場合は、電話番号とメールアドレスを含めて、家主に電話をかけるのに最適な時期を知らせてください。
手紙の目的と、家主にどのような行動をとってほしいかを明確に説明してください。修理を依頼する場合は、手紙にその旨を記載し、家主にメンテナンス訪問のスケジュールを立てるのに適した時期を知らせてください。賃貸借を更新しないことを家主に通知する場合は、最初の数文でこれを説明してから、家主に退去日と新しい住所を知らせて、家主が預金の送付先を知っているようにします。
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繰り返しの修理依頼を無視したり、騒がしい隣人への対応を拒否したりする家主に不満を感じるのは簡単です。それでも、礼儀正しく合理的であることが重要です。あなたの家主は、無礼や皮肉をあなたの手紙を無視したり、あなたの借金を更新しなかったりすることの正当化と見なすかもしれません。懸念事項に対処し、解決策を要求するときは、「事実だけ」のアプローチを取ります。
スペルや句読点の誤りは、手紙の信頼性を損ないます。あなたの手紙を見直して、それがうまく流れることを確認するためにそれを声に出して読んでください。友人や家族に手紙を読んでもらいます。彼女はあなたが見逃したエラーを見つけて、あなたの手紙の明快さとトーンについてあなたにフィードバックを与えることができます。
公認郵便は、郵送の証明と配達または配達の試みの証明を提供します。状況が悪化した場合は、コミュニケーションの証拠を用意しておくと役立ちます。一部の場所では、家主に特定の種類の手紙を送るときに、証明された郵便を使用する必要があります。たとえば、メリーランド州では、テナントは、引っ越しの15日前に、家主に新しい住所を証明された郵便で通知した場合、家主の引っ越し検査に立ち会う権利があります。