土地や建物に関連する長期賃貸借契約には、多くの場合、その中に記録条項があります。これは、商業リースのコンテキストで特に当てはまります。記録条項により、いずれかの当事者が郡との賃貸借契約または賃貸借契約の通知を記録することができます。賃貸借の記録を許可する一般的な目的は、賃貸物件に関する公共記録に優先権を設定することです。
すべての郡は、その郡内にあるすべての不動産の所有権と所有権に関する公的記録を維持するために、しばしば郡記録係と呼ばれる土地記録担当官を任命しています。郡の土地記録局は、不動産へのあらゆる種類の関心に関連するすべての記録された文書のコピーをファイルします。これらの記録された文書は、公的検査および調査に利用できます。
賃貸借契約を記録するということは、地元の郡土地記録局に賃貸借契約の写しを提出することを意味します。土地記録局は少額の記録料を請求し、記録された文書の日付、時刻、エントリ番号を示す記録スタンプをリース契約の上部にスタンプします。その後、郡は記録されたすべての文書のインデックスを維持し、一般の人々がそれらの文書を検索および確認できるようにします。
多くの州法は、長期的な利息の不動産を作成するために記録が必要であると規定しています。郡で記録された文書に記載されていない場合、土地に対する特定の利益は無効になる可能性があります。さらに、物件の所有者が物件を売却し、賃貸借契約が記録されていない場合、物件の将来の所有者は賃貸借契約の条件に拘束されません。記録により、将来のすべての不動産購入は、賃貸契約が存在することが通知されます。これにより、将来のすべての不動産購入者は、家主から賃貸物件を購入した場合、賃貸契約の条件に拘束されます。
一部の家主やテナントは、賃貸借契約のすべての条件を公開することを望んでいません。賃貸借契約には、家主またはテナントが秘密にしておきたい機密情報が含まれている場合があります。したがって、一般的に賃貸借契約を特定する賃貸借契約の通知を記録するのが一般的ですが、実際には賃貸借契約自体を記録しません。通知を記録することで、リースの私的条件を開示することなく、リースの優先権を保護します。