数年前、私は「一般的な」売掛金のポジションを持っている会社で働いていました：
1年後、彼らは平均していました：
彼らはどのようにそれをしましたか？
答えを得る前に、延滞債権は起業家が直面する最も一般的で深刻な欲求不満の1つであることを提案したいと思います。 –そして最も簡単に回避できるものの1つ。
フリーランスのCFOとしての私の仕事では、私が見た売掛金の数が悪くなったことを数え始めることはできません。あらゆる規模のビジネスに長い間携わってきたのであれば、私が何を話しているのかご存知でしょう。
状況はそれぞれ異なりますが、一般的なパターンは次のようになります。
あなたが企業の上位95パーセンタイルにいない限り、これはあなたが眠っている間に私に言い返すことができるリストです。
延滞債権の実際の隠れたコストは驚異的です。それらには以下が含まれます：
これは完全なリストではありません。売掛金の競合から生じることが多い否定性と冷笑主義は、経営陣と会社の気分に大きな影響を与える可能性があります。これや他の無形資産の影響により、全費用を正確に定量化することは非常に困難ですが、おそらくほとんどの起業家が想像するよりも高くなります。
このようにする必要がありますか？
私のクライアント（および彼らに似た中堅企業の選択されたグループ）は、どの程度正確に売掛金を抑制し、より良い道を歩み始めましたか？
サイクルを壊すための6ステップのガイドは次のとおりです。
預金にパラダイムシフトを実装する 。あまりにも多くの企業や業界が、頭金を要求することは「私の業界では決して機能しない」という敗北主義的な態度をとっています。私は敬意を表して反対します。請負業者は、建設会議に行く方法を教えてくれ、プロジェクトを開始する前に、すべての仕事に10％の頭金が必要な方法を他の請負業者に説明しました。彼らの請負業者の友人は信じられない思いで彼らを見て、「どうやってそれをしますか？」と尋ねました。
彼らの返事？ 「私たちはただそれを求めます。」
コンセプトは単純に聞こえますが、前払い金が業界でどのように機能するかを理解していない起業家の数に驚いています。頭金は、会計、建設、小売、ヘルスケアなど、考えられるあらゆる状況で機能します。しかし、そのコンセプトにコミットした経営陣と、単に「お金を求める」のに十分な自信を持った営業チームが必要です。
適切に実装された頭金プログラムは、文字通り売掛金をマイナスにする可能性があります 。はい、あなたはそれを正しく読んでいます。製品やサービスを提供したよりも多くの現金を集める企業はたくさんあります。顧客の頭金は、会社の現金をプラスに保つ信用枠として機能します。これは売掛金の抑制の極端なケースですが、多くの状況で手の届かないものではありません。
ボーナスとして、頭金の要件は、とにかく最終的にあなたに支払わないかもしれない顧客を選別するのに役立ちます。また、資格のある顧客は「市場に出ていない」状態になります。小さな小切手を書いた後は、買い物を続ける可能性がはるかに低くなるからです。
用語を説明する文化を作る 。営業チームが販売します。彼らは販売に対して補償されます。多くの場合、その報酬は成約した取引に基づいています（売り上げの配信や回収ではありません）。焦点は、クライアントに点線で署名させることにあります。
ただし、販売の確保に重点を置くと、コレクションの重要な鍵を無視する可能性があります。つまり、顧客に前もって支払いの期待を説明することです。
これは単純な手作業ではありません。次のことを確認する必要があります：
営業担当者はこれらのタスクが苦手なことで有名であり、他の誰かにトランザクションのこの部分を処理させることが理にかなっている可能性があります。しかし、経験から、営業担当者がそれを行うとうまくいくことがわかりました。彼らはクライアントに精通しており、支払い条件を明確にするための適切なタイミングを見つけるのに最適な立場にあります。また、途中で用語を補強することもできます。
それは経営者によって企業文化に浸透している必要があり、この期待は営業マネージャーから最新の営業インターンに至るまで流れなければなりません。すべての営業チームのメンバーは、この話し合いなしで取引を成立させることを少し恐れて生きる必要があります。
緊急時にやり直しを行う 。多くの場合、不払いはクライアントの不満に根ざしています。これは、建設、製造、カスタム小売などの業界の企業に特に当てはまります。そのため、延滞債権を回避するための1つの重要な方法は、手直しを緊急事態に近いものとして扱うことです。
これには、営業チームだけでなく、会社全体が関与する文化の転換が必要です。たとえば、生産現場では、店長と生産労働者は、リワーク作業が優先されることを認識する必要があります。ショップの従業員全体も、品質管理は最初から物事を正しく行うことだけではなく、報酬を受け取ることでもあることを理解する必要があります。
私はかつて、「プレスをやめる」アプローチで手直しを行っていたメーカーと協力していました。なんらかの理由で製品が戻ってきたとき、店は仕事が最初に再建されることを知っていました。クライアントが彼らを幸せにするための努力を見るとき、それは不満の痛みを和らげるのに役立ちます。余分な努力はまた、クライアントが注文した製品やサービスがない期間を短縮します。どちらも支払いに劇的な影響を及ぼします。
ARを毎日見る適切な人を割り当てます 。はい、毎日。そして驚くべきことに、それは簿記係や営業マネージャーや所有者である必要はありません。私は、コレクションの役割を引き受けて素晴らしい仕事をした配達員がいる会社で働きました。彼は顧客に会いに行き、彼らと話し、延滞金を集めました。
この記事の冒頭のクライアントには、コレクションに対して信じられないほどのアプローチをとっている人がいました。彼女は毎日、どのようなお金が入ってきて、何がまだ集められていないかを追跡していました。彼女はお金の流れを維持するために必要に応じて毎日連絡を取りました（ほとんどは電話をかけました）。
私が彼女から学んだもう一つのことは、遅い支払人からお金を引き出すための正確な手順でした。彼女は彼らに電話してただ話すでしょう。彼女は彼らと彼らのビジネスについて尋ね、物事がどのように進んでいるかを知りました。最終的に（そして彼女は時間をかけて）彼らの請求書を持ち出し、いつ支払われるか尋ねました。いつも、彼らは「木曜日に私たちに支払いをしてくれる顧客がいて、その後、郵便で小切手を入れます」と言うでしょう。そのようなコメントを聞いた後、ほとんどの人はそれを手放し、チェックが約束どおりに行われることを望んでいます。
彼女ではありません。彼女は細心の注意を払い、顧客が支払いをしていると言ったその日に電話をかけました。顧客がまだ支払いをしていない場合は、翌日電話をかけ直し、顧客が言うことをそのまま保持します。
人々は本質的に彼らの言葉を守りたいと思っています、そして彼女は彼らに彼らのコミットメントを忠実に思い出させることによってそれを奨励しました。この絶え間ないフォローアップにより、彼らは延滞金を支払っただけでなく、リグマロールを回避するために将来的にタイムリーに支払われることがよくありました。
これに関する重要な観察事項の1つは、クライアントが通信する「方法」を見つける必要があるということです。一部のクライアントはメール、一部は電話、一部はテキストメッセージなどで作業します。会社が推奨するコミュニケーション方法を使用し、クライアントが応答することを期待することを間違えないでください。
早期支払い条件を再考する 。手順1〜4を正しく実行すれば、早期支払い条件は必要ないかもしれません。ただし、私の経験では、クライアントが短期間（通常は10日）以内に請求書を支払う場合、ほとんどの成功した企業は割引を提供します。
これらの割引は、売掛金の売上日数に劇的な影響を与える可能性があります。私が最初に参照したクライアントは、10日以内に支払われた場合、2％の割引を実装してから数か月以内に売掛金が40％減少するのを見ました。これにより、当座預金口座は約$400,000の一時的なポップになりました。
あなたが数学をするならば、10日での支払いの1または2％の割引は、数日前にあなたのポケットにお金を持っていることに対して支払うための非常に高額な料金です。ただし、前に説明したように、延滞債権には高額な費用も伴います。そのため、多くの企業は、それらを完全に回避するために高額の手数料を支払うことを選択します。
私が働いていたあるクライアントは、プロジェクトの開始時にクライアントが全額を支払った場合、3％の割引を提供しました。それがお金の時間的価値についてだけだったとしたら、それは非常に愚かな提案だったでしょう。
しかし、それはお金だけではありませんでした。この会社は高度にカスタム化された製品を販売しており、製品が納品されたとき、常にクライアントは少なくとも1つの満たされていない期待を抱いていました。事前に現金を回収することで、やり直しフェーズの途中で支払いを要求することで、クライアントとの関係を損なうリスクを排除しました。
関連するが異なるアプローチは、単に請求書の期日を短縮することです。この概念は、会計ソフトウェアプロバイダーであるXeroに由来します。クライアントの請求書データを分析したところ、「支払い期間が短い請求書は期限が過ぎている可能性が高いですが、3〜4週間の支払いよりも早くお金を受け取ることができます」。これは次の図に要約されています：
注意点：早期支払い割引のない短い期日は、特に特定の業界では、攻撃的で不合理に見える可能性があります。期日を決めるときは、自分で請求書を受け取ったらどう感じるかを考えてください。
トレードノートを使用する 。多くの場合、無料の顧客はキャッシュフローの問題を抱えています。何度も電話をかけたり訪問したりして「死んだ馬を打ち負かす」のではなく、その時点に達すると、トレードノート（基本的には正式なローン）に切り替わるのが最も効果的です。
私は、7年前に10万ドルの借金をしている顧客がいた私のクライアントの1人を思い浮かべます。私のクライアントは支払い計画に同意し、（廃業した）非支払い会社の所有者は今日まで残高を減らし続けています。少額の月々の支払いと、いくつかのより大きな支払いを組み合わせることで、残高は現在約$20,000減少しています。クライアントが一度に全額を押し付けたり、法的措置をとると脅したりした場合、10万ドルの大部分は最終的には償却されたと思います。
この方法は、最初の例でクライアントが90日を超える大きな売掛金を収集するために使用したツールでした。彼らは、古い残高を売掛金から売掛金に移し、妥当な利息を伴う適度な月々の支払い（多くの場合、月額約1,000ドル）の回収を開始しました。残高を0ドルまで減らすのに約3年かかりましたが、最終的には事実上すべてが収集されました。また、ステップ1〜5のいくつかを実装することにより、支払い済みの売掛金に代わる新しい陳腐化した売掛金はありませんでした。
トレードノートを設定する際のヒントは次のとおりです。
企業が売掛金をすり抜けることを許可することは非常に一般的です。場合によっては、売掛金の残高を熱心に監視したり、真に気にかけたりする人がいないこともあります。誰かが気にかけている場合（通常は所有者）、気にかけているのは自分だけだと感じます（多くの場合、当然そうです）。
要約すると、組織内の全員が売掛金管理を理解し、気にする必要があります。会社ではなく顧客が従業員の給与を書くことを従業員に思い出させることは役に立ちます。各従業員は、自分の行動と顧客によるタイムリーな支払いの間の直接的な線を明確に理解する必要があります。
延滞債権を排除するためのステップのほとんどは、ビジネスをうまく運営し、人々を公正かつ敬意を持って扱うステップとも一致しています。したがって、これらのステップを入念に実施することで、売掛金を減らすだけでなく、会社を前進させる力のある立場に置くことができます。