時間の追跡は理論的には簡単に思えますが、企業が時間を追跡する方法は、業界、場所、その他の要因によって大きく異なります。
実際には、1 回のクリックで開始し、もう 1 回のクリックで停止するので、それほど複雑ではありません。とはいえ、この 2 回のクリックの間に何が起こるかというと、次のようなものではありません。
従業員 10 人の政府機関が時間を追跡するために使用する方法は、従業員 5,000 人の企業が必要とする方法とはまったく似ていません。現場で作業を行う現場スタッフは、3 つのタイムゾーンにまたがって時間を記録するリモート開発者とはまったく異なる現実の中で作業を行っています。
それでも、その根底にある疑問はすべて同じままです:時間はどこへ行くのですか?
この記事はツールの比較ではありません。これは、Hubstaff 上の 22,000 以上の組織と 186,000 以上のユーザーにわたって記録された 8,400 万時間以上の記録から抽出された、企業規模、チーム構造、ワークスタイルにわたる時間追跡慣行の分析です。
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ほとんどの人に、会社が時間を追跡する理由を尋ねると、請求か説明責任かの 2 つの答えのいずれかが得られます。どちらも多くの場合当てはまりますが、表面をなぞっただけでもあります。
時間の追跡は意見が分かれる可能性があります。使い方を誤ると、いとも簡単に監視に偏ってしまいます。一方で、これは信号として機能することもできます。これは、どこで作業が行われているか、適切な作業が最も注目を集めているかどうかを理解する方法です。
組織が時間を追跡する理由はさまざまですが、最も一般的な理由は、いくつかの中核的な機能に集中する傾向があります。
これらの機能は相互に排他的ではなく、ほとんどの組織はそれらの複数の機能に同時に取り組む時間を追跡しています。ただし、一方を他方より優先する動機 (およびそれぞれの実装方法) は、会社の規模とチームの構成に応じて大幅に変化する傾向があります。
たとえば、小規模なリモート代理店が主にクライアントへの請求を目的として時間を追跡する場合と、たとえばハイブリッド企業がコア業務が部門間でどのように配分されているかを理解するために時間を追跡する場合とは、根本的に異なる関係があります。同じツール、異なる質問、そしてまったく異なる賭け金。
企業が時間を追跡する方法をどのように選択するかは、通常、企業の規模、業界、チームの分散状況、経営陣が実際に業務に対してどの程度の可視性を望んでいるのかなど、企業の運営方法について何かを物語っています。
従業員の労働時間を追跡するための普遍的なアプローチはなく、状況は過去 10 年間で大きく変化しました。以下は、現在使用されている 4 つの最も一般的な方法の内訳です。
手動のタイムシート (スプレッドシート、紙の記録、週の終わりの記憶力トレーニングなど) は、新しいソフトウェアの導入に伴う諸経費が価値よりも面倒に感じられる小規模企業では依然として一般的です。
魅力は単純明快です。費用も学習曲線も必要なく、サードパーティのプラットフォームに依存する必要もありません。
残念ながら、欠点も同様に単純です。
特に管理プロセスの変化が遅い業界では、手動による追跡がなくなったわけではありません。
デスクトップおよびアプリベースのタイム トラッカーは、リモート チームやハイブリッド チームの間で一般的なソリューションです。これらのタイム トラッカーは、ユーザーがタスクやプロジェクトにかかる時間を追跡したり、タイムシートを生成したり、レポートを作成したりするのに役立ちます。
これらのツールを設定すると、多くの場合、チームが必要とするデータのみを収集するように権限をカスタマイズできます。デスクトップ バージョンとモバイル バージョンの両方を提供するツールは、GPS やジオフェンスによる時間追跡などの代替時間追跡方法を備えていることが多いため、現場チームに最適です。
従業員時間追跡ソフトウェアを評価するチーム向けに、このカテゴリの主なオプションをいくつか紹介します。
それぞれのユースケースとチームの規模は若干異なりますが、このカテゴリ全体が分散作業に従事するほとんどの企業のデフォルトになっています。
ハードウェア ベースの時間追跡は、固定場所で作業が行われる業界では今でも非常によく使われています。
パンチ クロック、キオスク、生体認証スキャナー、バッジ リーダーは、アプリベースのツールが必ずしもそのように設計されているわけではないものを提供します。それは、誰かがいつ到着し、いつ出発したかを特定の場所に結び付けた物理的な記録です。
現場作業員、倉庫チーム、またはラップトップから作業できない人にとっては、依然としてオンプレミスのデバイスが最も実用的な選択肢です。これらは信頼性が高く、使い慣れており、作業者が追加のソフトウェアを持ち運んだり管理したりする必要がありません。
スペクトルのより高度な端には、最小限の手動入力で実行されるシステムがあります。これらのシステムは、画面監視、アプリと URL の追跡、作業パターン分析を通じてアクティビティを自動的に記録します。
人員数以上の時間を求めているチームは、これらのツールを詳しく調べて方法を理解できます。 勤務日は終わります。
大規模な数字には、意見では解決できない議論を解決する方法があります。
22,000 を超える組織と 186,000 を超えるユーザーにわたって記録された 8,400 万時間を超えるデータセットから、次のことがわかりました。
このデータによって可能になるのは、何よりも、時間の行方についての正直な会話です。
3 つのワークスタイルのうち、ハイブリッド チームの集中時間は 57% と最も高く、すべてのモダリティの平均である 53% を大幅に上回っています。
これを推進している可能性の一部は構造にあります。ハイブリッド ワーカーは、オフィスにいる日とリモートの日を異なる扱い方で扱うことを学び、コンテキストの切り替えを制限し、時間を守る方法に現れる傾向にある意図性を生み出しています。
環境を切り替えるリズムは、集中力を乱すのではなく、実際に集中力を高めているのかもしれません。業界や企業規模ごとにハイブリッドの生産性を比較する方法について詳しくは、ワークスタイル レポートで詳細な内訳をご覧ください。
中小企業と大規模組織の時間の使い方の違いは、構造によって決まります。
中小企業 企業 集中して過ごす時間 50%46%コア業務に費やす時間 45%48%考えられる説明は、役割の専門化です。大きな組織では、人はより少ないことをより深く行う傾向がありますが、小規模な組織では、同じ人が一度に複数の役割を担うことが多く、異なる種類の持続的な注意が必要となります。
どちらのプロファイルも、異なる運用シナリオに合わせて最適化されているだけなので、絶対的な意味で生産性が向上するわけではありません。
リモートワークについては多くの迷信があり、そのうちの 1 つでもよく知らなかったら、正直驚かれるでしょう。
私たちの調査では、最も一般的なものをいくつかテストしました。その結果はかなり決定的でした。
この会話にどのような時間追跡が貢献したかが記録されます。リーダーがどこで何時間が費やされ、どのような仕事が行われているかに関する実際のデータを入手すると、近接性に関する議論は行き詰まり始めます。
現在、時間追跡を最大限に活用している企業は、多くの企業が宣伝しているような方法ではなく、人々が実際に働いているかどうかを確認するためのメカニズムとして時間追跡を利用しています。
念のために言っておきますが、そのバージョンのツールはまだ存在します。しかし、可視性をプレゼンスや提供された価値とともに記録される時間と同等にする、表面レベルの監視を超えた革新がなければ、企業、その従業員、およびソフトウェアプロバイダー自体に損害を与えます。
幸いなことに、この時代遅れの概念は現在、より有用なもの、つまり組織内で仕事がどのように進むかを理解するための真の努力に置き換えられつつあります。これは、いくつかの具体的な方法で現れます。
この移行を進めている組織は、根底にある 1 つの信念を共有する傾向があります。それは、時間を追跡するポイントは実際には時間に関するものではなかったということです。それは常に仕事に関するものでした;どのような種類のことをどれだけ行うのか、人々がそれをうまく行うための条件は存在するのか。
時間追跡に苦労しているほとんどの組織は、間違ったツールを選択したために苦労しているわけではありません。この慣行が明確に定義されていないため、彼らは苦労しています。
新しいシステムを評価したり、既存のシステムを全面的に見直したりする前に、社内でのいくつかの正直な質問に答えるために十分な時間をかけてスローダウンする価値があります。
より構造化されたビューが必要なチームにとって役立つ出発点は、Hubstaff の混合生産性スコアです。
これは、集中時間の割合とコア作業の割合を平均して 1 つの数値にする単純な式であり、チームに測定のベースラインと進むべき方向を与えます。スコアによって、集中した仕事やコアな仕事に費やされているのが勤務時間の半分未満であることが判明した場合は、調査する価値があります。
完全な方法論と、さまざまな業界やワークスタイルの組織がこれをどのように実践しているかについて詳しく知りたい場合は、完全な調査結果がワークスタイル レポートに記載されています。
時間追跡のケースは、実際には制御に関するものではありませんでした。常に焦点がどこに向かうのか、そしてそのパターンが作業を行う人々にとって何を意味するのかを知ることが重要でした。
8,400 万時間、22,000 以上の組織にわたるデータは、ある方向性を示しています。つまり、効果的な時間追跡により、チームは自分自身をよりよく理解できるようになります。チームがどこからログインしているかに関係なく、可視性と透明性に対するこの建設的なアプローチは構築する価値があります。