税務シーズンが終了すると、W2、1099、およびその他の税関連文書を処分したくなるかもしれません。結局のところ、春の大掃除はもうすぐです。
そんなに早くない。その紙の束を捨てる前に、あなたはより長く記録を保持する必要があるかもしれません。実際、IRSには、特定の文書を保持する正確な期間に関する具体的なガイダンスがあります。提出する書類、紙のバージョンをデジタル化するための推奨事項（およびあなたに代わって仕事をするいくつかの税務ソフトウェア）、および税務書類を適切に処分する方法を学ぶために読んでください。
IRSによると、何かを保持する必要がある期間は、そのドキュメントの詳細によって異なります。それはあなたの収入の証拠を示したり、あなたがクレジットや控除の資格があるという事実を裏付けるかもしれません。
ほとんどの場合、返品に変更を加えるか、払い戻しまたはクレジットを請求できる期間が経過するまで、ドキュメントを保持する必要があります。あなたが追加の税金を借りているかどうかをIRSが把握しなければならないウィンドウについても同じことが言えます。
あなたが文書を保持していない場合、あなたが修正された返品を提出する必要がある場合、それは後であなたを噛むかもしれません。税務書類を保管する期間は次のとおりです。
3年： 通常、税務書類は3年間保持する必要があります。提出した日付に基づいてこれを計算します。クレジットまたは払い戻しを請求した場合は、2年間（どちらか遅い方）だけ保持する必要がある場合があります。イリノイ州シカゴのCPAでSweeterCPAの創設者であるHelenaSwyter氏は、「納税者は、翌年に確定申告が行われることを覚えておく必要があります。たとえば、2020年の文書は5月17日までの確定申告で報告されていたでしょう。 、2021年-パンデミック延長期限」とSwyter氏は述べています。「これらの文書は、申告書が提出されてから3年後の2024年まで保持する必要があります。」
4年： 雇用税に関連する記録は、少なくとも4年間保持する必要があります。 W-2、1099-K、および1099-NECを考えてみてください。
6年： すべき収入を報告していない状況に陥った場合 レポート、および その収入があなたの総収入の25％以上である場合、IRSは6年間関連文書を保持することをお勧めします。
7年： 価値のない有価証券または貸倒控除による損失の請求を提出した場合は、税金の請求書を支払った日または返還を提出した日から7年間、それらの記録を保持してください。
無期限： 納税申告書を提出しなかった場合、または不正な申告書を提出した場合は、不確定な期間、税務書類を保持する必要があります。さらに、税務書類が不動産保有や仮想通貨などの資産にリンクされている場合は、制限期間が終了するまでそれらを保持する必要があります。これは、あなたが資産を処分する年になります。なんで？さて、あなたはあなたの販売中の利益または損失を把握するために、枯渇、控除、減価償却、または償却を決定するためにそれらを必要とするでしょう。
私たちの時代では、税金に関連するドキュメントのデジタルバージョンを作成するべきではない理由はありません。紙はスペースを取り、時間の経過とともに色あせし、変色しやすくなります。そして、こぼれたコップ一杯の水はあなたを困らせるかもしれません。何よりも、物理バージョンをデジタル化したら、紙のコピーを捨てても安全です。
まず、整理整頓に役立つ税務ソフトウェアを選択します。 デジタル化には協調的な努力が必要ですが、デジタル版を安全に保管するのに役立つ税務ソフトウェアプラットフォームがいくつかあります。
TurboTaxの有料バージョン（Deluxe、Premier、Self-Employed、TurboTax Live、TurboTax Live Full Service）には、ドキュメントを安全にアップロードできる機能であるMyDocsが含まれています。それはあなたがファイルに持っている最大7年の前の納税申告書を保存します。さらに、TurboTaxの無料モバイルアプリを使用すると、アップロードされて安全に保管されている領収書や納税申告書の写真を撮ることができます。
オンラインでH＆R Blockに税金を申告すると、確定申告書が6年間保存されます。 Tax Prep and Fileアプリを使用すると、W-2やその他の税務書類の写真を携帯電話で撮ることができます。そこから、H＆Rブロックは安全なリンクを送信します。 MyBlockアプリでは、領収書、寄付、その他の税関連のドキュメントを一年中アップロードすることもできます。
TaxActは納税申告書を保存します。これは、後日アーカイブまたは印刷できます。 TaxActの無料モバイルアプリは、確定申告のデジタルコピーを整理して保存することもできます。納税の時期に来てください、あなたはアプリに隠された文書を持っているでしょう。
さらに、経費を追跡する必要がある場合は、Expensify、Shoeboxed、Expense IQ、Mile IQなどのアプリを使用して、写真を撮ってアカウントにアップロードできます。
記録をデジタル化したら、これらの財務書類を安全に保管してください。 もちろん、税務書類をアーカイブする際の適切なセキュリティは最も重要であると、Ballentine Partnersの公認会計士、ファイナンシャルプランナー、および金融教育スペシャリストであるAkievaEllis氏は指摘します。ファイルをハードドライブまたは個人用デバイスに保存している場合は、それらが暗号化されていることを確認してください。強力なパスワード保護は、防御のもう1つの層として機能します。 「使用する文字が多く、文字の多様性が高いほど、優れています」とEllis氏は言います。
機密データやドキュメントをクラウドベースのプラットフォームにアップロードする場合は、プラットフォームが強力なセキュリティ慣行を採用していることを確認するために自分の役割を果たしてください。二要素認証などの注意事項に注意してください。
物理的なコピーを保持したい場合、Ellisは、機密性の高い紙のドキュメントを、簡単にアクセスできない安全な場所に保管して保護することをお勧めします。 「追加の保護層として耐火金庫を使用することもできます」とEllis氏は言います。
最後に、ファイル命名システムを作成します。 他の記録管理システムと同様に、デジタル記録は、必要なときに必要なドキュメントにアクセスできる場合にのみ有用であるとSwyter氏は指摘します。次に、それぞれの日付でファイル名を作成します。さらに、年ごとに、さらにはカテゴリごとに別々のフォルダを用意します。 「これは、当局から要求された場合に備えて、同じ課税年度の文書をまとめるのに役立ちます」とSwyter氏は言います。
デジタルコピーを作成することの利点は、物理的なバージョンを保持する必要がないことです。 「このような記録（フォームW-2、1099など）は、必要に応じて税務当局から要求された場合に複製できる限り、デジタルで保存できます」とSwyter氏は言います。 「言い換えれば、年利収入を示す1099-INTの電子コピーがあり、それを印刷して必要に応じてIRSに送信できる場合は、銀行から送られてきた物理的なコピーは不要になります。メール。"
機密性の高い物理的な文書を取り除くときは、誰かが見つけた場合にそれらをつなぎ合わせるのが難しくなるように、それらを細断するのが最善です、とエリスはお勧めします。レビューでは、最高のシュレッダーをいくつかテストしました。 Tru Red Micro-Cutは、5分間ノンストップのアクティビティを処理し、ステープルやペーパークリップは言うまでもなく、一度に最大12枚のシートを簡単に処理しました。
「デジタルファイルを破棄するときは、システムがファイルのバックアップコピーを保存した可能性のある場所をすべてクリアしてください」とEllis氏は付け加えます。
また、特定の税務書類があなたの生活の他の領域にまたがっており、他の目的のためにそれらを保持する必要があるかもしれないことを覚えておく必要があります、とSwyterは言います。 「たとえば、企業の保険会社は特定の雇用税の記録が必要な場合があります」と彼女は説明します。 「廃棄する前に、これらの関連する保持ガイドラインを必ず確認してください。」