あなたが中小企業の会計の基本に精通しているなら、あなたは新しいクライアントに署名することはあなたが彼らの現金をすぐに手に入れることを意味しないことを知っています。どちらかといえば、会社の売掛金のお金があなたのビジネスの現金口座に当たるまで、数週間または数ヶ月待たなければならないかもしれません。また、仕事の請求書を送付しないと、そのお金を受け取れない可能性があります。
多くの場合、クライアントは支払いプロセスをトリガーするために請求書を受け取る必要があるため、請求書の送信を怠ると、クライアントの支払いが遅れる可能性があります。クライアントは、受領時に支払われるアカウントに請求書を記録し、社内の支払いスケジュールに従って支払う可能性が高いため、クライアントは、請求書のない支払いを見逃したり無視したりして、支払いプロセスをトリガーする可能性があります。幸い、請求書の送付は簡単です。以下では、請求書の作成方法について説明します。
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請求書は、クライアントが特定の期間に会社から購入したすべての製品とサービスの価格をリストし、詳細に記述した項目別のドキュメントです。クライアントが請求書を受け取ったら、利用規約で指定された期間内に請求書を支払う必要があります。
請求書がなければ、あなたのような中小企業は、クライアントの支払いを追求し、時間通りにそれらを受け取るのにはるかに困難な時間を費やす可能性があります。請求書は、クライアントの作業の記録としても機能します。この記録は、会計目的、クライアントとの条件の再交渉、またはIRS監査に直面している場合でも役立ちます。クライアントも同様に、記録管理と会計に請求書を使用できます。
重要なポイント ：請求書は、各ラインアイテムに請求する価格とともに、期間中にクライアントに対して実行したすべての作業を含む項目別のドキュメントです。
請求書には次のものを含める必要があります。
重要なポイント ：請求書には、支払い条件とともに、クライアントのために完了した作業のビジネスの基本が含まれています。
請求書に何を含めるべきかを知ることは1つですが、クライアントが簡単に理解して行動できる方法でこの情報を提示することは別のことです。次の手順を実行することで、請求書が完全に理解できるようにすることができます。
請求書は、会社とクライアントの両方の連絡先情報とともに請求書の日付を含むヘッダーで始まる必要があります。多くの場合、あなたのビジネス情報は左側にあり、クライアントの情報は右側にありますが、場合によっては、あなたの情報がクライアントの情報の上に表示されることもあります。
送信する請求書がクライアントにとって初めての場合は、ヘッダーに「請求書＃0001」を含めることができます（数千の請求書に達した場合、数字の余分なゼロは間隔の変更を防ぎます）。または、「請求書＃2021Q1」や「請求書＃FEB2021」など、サービス期間に関連する識別子を設定することもできます。請求書IDで請求書の対象期間が指定されている場合でも、正確な請求日をIDと一緒に含める必要があります。
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請求書の中核は、サービスと価格の項目別の表です。ここでは、各アイテムとその数量、ユニットあたりのレート（アイテムあたりの価格または時給）、および合計コストを一覧表示します。表の右下に、各広告申込情報の費用を追加し、その合計を請求書の合計金額として記録します。この番号が太字になっていることを確認するか、他の場所に、大きくてわかりやすいフォントで合計金額として記載する必要があります。場合によっては、税金も請求する必要があります。
項目別の表には、各ラインアイテムが提供された日付または時間枠を含め、指定されたサービスに含まれる内容を詳しく説明することもできます。そうすることで、あなたの仕事と価格設定をクライアントに対してより透明にし、おそらくより速い支払いを促進することができます。複数の項目別テーブルを含めることで、支払いを容易にすることもできます。たとえば、オフィス内とオフサイトの両方でクライアントにサービスを提供している場合は、場所ごとに1つの項目別テーブルを作成できます。
多くの場合、請求書はサービス、数量、価格の自明のリストですが、全体像を伝えることができない場合もあります。たとえば、広告申込情報の1つに割引を適用していることがすぐにはわからない場合があります。この割引を明確にするために、請求書の下部に説明の脚注を追加してください。このようにして、クライアントは、将来の請求書に同じ作業に対してより高いレートが表示される可能性があることを認識しています。請求書に脚注を明確にする必要がない場合でも、お礼状を追加できます。少しの感謝の気持ちが大いに役立ちます。
重要なポイント ：請求書を作成するには、ヘッダーから始めて、一意の請求書IDを決定し、項目別の表に記入して、必要に応じて脚注を残します。
請求書がどのように機能するかがわかったので、実際の請求書を確認すると役立つ場合があります。そのため、以下に例を示しました。
2020年2月26日 請求書＃FEB2021
John Doe 請求先： エクセレントクライアント、LLC
1タイムズスクエア1ハリウッド大通り
ニューヨーク州ニューヨーク10011カリフォルニア州ロサンゼルス90045
1-800-111-2345 P> 1-800-999-8
[email protected] [email protected]
| プロジェクト | 数量 | ユニットあたりの料金 | プロジェクト率 |
| 10 | $ 200.00 | $ 2,000.00 | |
| 20 | $ 300.00 | $ 6,000.00 | |
| 15 | $ 150.00 | $ 2,250.00 | |
| 10 | $ 350.00 | $ 3,500.00 | |
| 5 | $ 200.00 | $ 1,000.00 | |
| 10 | $ 250.00 | $ 2,500.00 | |
| 2021年3月31日までの合計期限 | $ 17,250.00 |
注：
*前述のとおり、来月からサービス3は提供されなくなります。
^サービス6の場合、ユニットあたり50ドルの割引が適用されました。 いつものようにMyCompanyをお選びいただきありがとうございます！
請求書の作成方法を理解し、その現実的な例を見たので、テンプレートまたはジェネレーターを使用して独自の請求書の作成を開始できます。以下は5つのオプションです：
テンプレートを選択したら、上記の手順に従って、クライアントが理解するだけでなく、それに基づいて行動する請求書を作成します。