過去数年間にビジネスの世界が大きく進化したにもかかわらず、1つのことは同じです。時間はお金であり、無駄な時間はお金の無駄です。
Fuze.comによると、過去数年間、多くの調査によると、会議の効果は最小限であり、実際には組織に年間数千ドルの費用がかかっています。 （これは、ハーバードビジネスレビューの会議費計算ツールを使用して、会社の会議費の概算を取得するときに効果を発揮します。）
電卓から与えられた数字から頭が回転しなくなったら、次のアイデアを組織に持ち込みます。支出をやめ、貯蓄を開始し、より効果的な会社になります。
すべての会議は、マネージャー、アソシエイト、エグゼクティブのいずれであっても、誰かによって開始されます。 「スマート」な会議を行う場合、この人は「会議のリーダー」になります。彼らの仕事は、彼らが主導している会議が効率的かつ効果的であることを保証することです。
あなたの組織には、すべての会議について明確な計画がありますか？答えはおそらく、「まあ、私は通常、自分が達成したいことを念頭に置いています…」 この場合、あなたは一人ではありません。会議の63％は、事前に計画された議題なしで行われます。それでも、行動計画なしに広告費や運用予算を使うことはありませんよね？では、なぜこれらの要素を配置せずに、会議ごとに2,000ドル以上を費やすのでしょうか。
これが、事前会議フォームが組織にとって必須のリソースである理由です。シンプルなフォームにより、これから開催する会議の責任を全員に負わせることができます。
このリストをカスタマイズして組織に固有のものにし、Googleドキュメントにテンプレートを保持します。これにより、従業員はすばやく簡単にアクセスできます。時間を節約したいのであって、それ以上の時間を費やしたくないということを忘れないでください。
全員にこれを印刷してもらうか、自分のコンピューターでプルアップしてもらいます。これにより、リーダーや出席者を含め、全員がトピックに集中できます。
予想時間を過ぎて実行すると、ビジネス全体を含む会議の全員に影響があります。 「会議が時間外に行われると、会議での時間が無駄になるだけでなく、達成する必要のある他のプロジェクトにも悪影響を及ぼします」と、Peter Barron StarkCompaniesの社長であるPeterB.Starkは述べています。
重要なのは時間制限を設定することですが、「会議のリーダー」がその時間を超えた場合は、人々が離れることもできます。最初の終了時刻をはるかに過ぎて会議に参加したことがある場合は、何か他のことをしなければならないというかじった感じを知っていますが、起き上がって立ち去る人になりたくありません。このルールは、リーダーをつま先で維持します。彼らは、追い出された人になりたくないのです。壁にタイマーを投影して、より効果的にします（「会議のリーダー」の任務の1つ）。
「会議のリーダー」が選択できる段階的な時間オプションを作成します。
会議が1時間以上続く必要がある場合は、すべての瞬間が考慮されていることを確認するために、会議後のフォームを要求することを検討してください。従業員を細かく管理する必要はありませんが、組織に効率性の文化を構築するには、時間と持続性が必要です。
ほとんどの会議には1人か2人の遅刻者がいます。彼らがドアに忍び込むと、彼らはささやくか口を開きます。「遅れてすみません」 誰かの「邪魔」を避けるために、自分の席につま先立ちしながら。しかし、彼らの単なる遅刻は会議の邪魔であり、それはまた悪い前例を設定します：
「ストラグラーを待つと、2つのメッセージが送信されます。ストラグラーには、会議に遅れても大丈夫だと言われています。予定通りに現れた人には、時間は貴重ではないと言っています。毎回時間どおりに会議を開始します。ストラグラーはより迅速になることを学び、すでに迅速な従業員はその措置を高く評価します」とオフィスクラブの専門家は説明します。
注：1〜2回遅れることは合理的であり、私たちは皆、交通渋滞や土壇場での危機に対処してきました。したがって、これらの方法は慢性的な遅刻者のために予約してください。
これらの「スマートな」会議のアイデアを組織に持ち込む前に、従業員に投票して、組織内の会議についてどのように感じているか、そしてそれらが価値があるかどうかを尋ねます。この間、幹部を含む全員に、毎週出席する会議の数を共有してもらいます。これは、「スマート」な会議データと比較するためのベースラインです（これらの新しいアイデアを開始してから1か月後に同じ投票を送信します）。
時間の無駄を省き、お金の節約を始めるために、追跡、調整、調整を行います。