あなたが会社から望むまたは期待するサービスを受けられないとき、あなたはカスタマーサービスの苦情を提出しなければならないかもしれません。これが問題を解決する唯一の方法である場合があります。会社の代表者、キャッシャー、特派員、監督者と話をしても役に立たない場合は、正式な苦情を申し立てることで、問題を迅速に修正できる可能性があります。
苦情を申し立てる準備ができたら、いくつかの情報を収集し、正しい手順と手順に従う必要がある場合があります。苦情を申し立てる手順は会社によって異なります。
苦情を申し立てる会社に電話し、カスタマーサービスの苦情を申し立てる手順を尋ねます。オンラインで苦情を申し立てることを許可している会社もあれば、書面で苦情を申し立てることを許可している会社もあります。手紙の指示に従ってください。
カスタマーサービスの苦情を書く必要がある場合は、それが行くべき部門の正しい住所を入手してください。あなたの手紙が特定の誰かに宛てられるべきか、それとも単に部門に宛てられるべきかを調べてください。苦情のコピーを会社の社長に送る必要があるかもしれません。
すべての情報を収集します。彼または彼女があなたの苦情の原因であった場合、あなたはあなたが話をした人の名前を必要とするかもしれません。上司を含め、話をしたすべての人の名前を取得します。部門の名前と部門の電話番号を書き留めます。個人と話した日時がわかっている場合は、その人を文書に含めてください。
場合によっては、サービスコールを解決するために、さまざまな人と数日間話し合うことができます。カスタマーサービスの苦情に関して考えられるその他の詳細を書き留めます。
あなたの手紙を書いてください。手紙を書くときは、情報を忘れないように注意してください。物事が起こった順序とあなたが特定の個人に話しかけた順序を書き留めてください。また、苦情について詳しく説明する必要があります。
可能な限り詳細を提供します。問題を解決するために行った手順を含めてください。会社があなたの状況を修正するために必要な措置を講じるべき理由を説明してください。近い将来、彼らからの連絡が期待できることを会社に知らせてください。
あなたの手紙を送ってください。あなたのケースに役立つ文書のコピーを手紙に含めてください。記録のために手紙のコピーを保管してください。
会社は妥当な時間内にあなたと一緒に戻る必要があります。 10〜15日 応答します。手紙のコピーを、話をしたすべての人、または少なくとも関連部門の監督者に送信することをお勧めします。
何もしなければ、カスタマーサービスの問題が6か月続く場合があることに注意してください。誰かがあなたの状況の所有権を取得することなく、部門から部門へ、人から人へと移されることは珍しいことではありません。それらの長いホールドタイムに気をつけてください。問題を解決しようとすると、長期間保留になる場合があります。
このような問題が発生した場合は、適切な機関にフォローアップしてください。問題を解決できない場合は、連邦取引委員会（FTC）、商事改善協会、信用報告機関、または司法長官事務所に連絡する必要があります。苦情を登録するための独自の手順もあります。