従業員に自分の車を仕事に使うように頼む雇用主は、マイレージの払い戻しを支払います。理由は簡単です。雇用主は、仕事関連の運転の費用を補償することにより、質の高い従業員をより適切に採用し、維持することができます。マイレージの払い戻しは、自動車、バン、SUVなどの自動車の運転に関連する費用をカバーします。
毎年、内国歳入庁は、車両のビジネス使用の標準レートを設定します。たとえば、2015年の料金は1マイルあたり57.5セントでした。払い戻し率は、仕事関連の旅行が払い戻されない場合の税控除額を計算するために使用されます。標準のビジネス料金は、ガソリン、メンテナンスと修理、保険と減価償却を含む、平均的な車両の運用コストをカバーしています。
一部の払い戻しは、ビジネス以外の運転に対するものですが、それでも減税の対象となります。移動または医療上の理由による旅行は、2015年の時点で1マイルあたり23セントで差し引かれるか、払い戻される可能性があります。慈善活動を行う場合の運転料金は、法律で1マイルあたり14セントに設定されています。
HR Heroは、マイレージの払い戻しが事業費として認められるには、3つの基準を満たす必要があると述べています。第一に、払い戻しは、仕事に直接関係する旅行に対してのみ支払うことができます。自宅と通常の職場の間の通勤は、資格のある旅行ではありません。第二に、従業員は仕事関連の運転を文書化する必要があります。最後に、従業員は支払われた超過償還額を返還しなければなりません。雇用主は適格なマイレージの払い戻しを収入として含めないため、従業員は完全に非課税です。雇用主はその金額を事業費として償却することができます。
従業員は通常、マイレージログを保持して、仕事関連の運転を記録します。それは、車がビジネスに使用される年の最初の日から始まり、最後の日の走行距離計の読み取りで終わります。各エントリには、日付、マイレージのビジネス上の理由、および行き先を記載する必要があります。走行距離計の開始と終了の読み取り値を記録する必要があります。雇用主はこの情報を使用して、IRS標準レートで駆動されるマイルを乗算することでマイレージの払い戻しを計算します。
記録管理の要件があるため、雇用主は通常、実際の車両費用を使用しません。ただし、従業員は、返済額を超えた場合、実際の費用を使用することができます。実際の費用を使用するには、従業員はマイレージログと保険金の支払い、ガソリンの購入、修理、その他すべての車両費用の記録を保持する必要があります。その従業員が実際の費用を使用すると、加速償却が請求された場合、標準レートを再度使用することはできません。車両の業務利用に比例した費用のみを請求することができます。たとえば、1年間に走行するマイルの25％が仕事に関連している場合、実際の車両費用の25％を償却することができます。