おそらくあなたの組織は、チームビルディングプログラムまたは年次チャリティープログラムを開発したいと考えています。イベントが何であれ、そのような活動にはお金がかかります。プログラムが大まかな提案から現実に移行できるかどうかの主な考慮事項はコストです。コストを評価するために、企業はプログラム予算を考案します。
予算の形式は会社によって異なりますが、標準的な予算には、コストの詳細と正当化に関する報告書が含まれています。予算には、予算の量的側面、主にコストを強調したスプレッドシートも含まれています。このような支出には、固定費と変動費が含まれます。 Robert Carbaughは、「Contemporary Economics」という本の中で、生産量や生産量に関係なく、固定費が発生する先行費用にどのように関係するかを説明しています。例としては、管理給与、家賃または会場費、機械などがあります。一方、変動費は、生産量または使用量に基づいて調整されます。材料と投入物は変動費の一種です。これらの支出の合計値を計算すると、プログラム全体のコストが得られます。
プログラム予算の特徴には、費用がどのように配分されるか、予想される費用の変動の考えられる理由、および支出をどのようにカバーするかについての書面による概要が含まれます。レポートの概要は、リストされた購入のそれぞれを正当化し、プロジェクトのコストを削減するためのソリューションを提供する場合があります。場合によっては、プログラム予算の特徴は、資金調達や組織の一部からプロジェクトへのリソースの転用など、支出をカバーする方法をリストすることです。
「FundraisingforDummies」の著者であるジョン・マッツは、プログラムの予算が、ビジネスがコストに対してどのように計画したかをどのように反映すべきかを説明しています。スプレッドシートに詳述されている予算の予想コスト部分は、プログラムの実装に必要な項目の概要を示しています。スプレッドシートには総コストも示されます。これは通常、レポート全体で相互参照されます。
プログラム予算は、企業がコストを理解して実現するのに役立ちます。場合によっては、コストを計算することで、会社が特定のプログラムを購入する余裕がないことが明らかになることがあります。これが発生した場合、ビジネスは、余裕のないプログラムを開発しないことにより、貴重なリソースを節約します。または、予算は、ビジネスが元の計画をより費用効果の高いものに修正する方法を示しています。一部の企業は、プログラム予算を提案として使用します。このような場合、さまざまな企業からの入札を受け入れる企業は、ベンダーが提供する最も効果的で手頃な価格の選択肢を検討できます。予算はまた、プロジェクトの購入を担当する人々に説明責任の感覚を生み出します。経営陣は、予算で概説されている情報を使用して、コストに関するガイドラインと期待を作成できます。
コストをリストする前に、予算アナリストは価格に関する複数のソースから情報を収集する必要があります。会社は、多くの価格を検討した後にのみ、プログラムのために購入するアイテムを決定する必要があります。この時点で、会社は製品の購入またはサービスの使用を確約する必要があります。単なる見積もりを使用すると、予算の信頼性が低くなり、根拠がなくなります。