会社やサービスプロバイダーとの紛争に巻き込まれ、その請求書を支払う必要がないと感じた場合は、相手に理由を知らせることが重要です。手紙を書くことはすべてを記録に残し、問題が後で法廷で終わった場合に電話が引き起こす可能性のある混乱を回避します。支払い拒否の手紙には、問題が何であるか、なぜこの行動を取るのかを詳しく説明し、明確で専門的かつ簡潔にしてください。
会社の所有者、アカウントマネージャー、または紛争が発生している特定の部門に宛てたビジネスレターとしてドキュメントをフォーマットします。受信者が状況について何かをする力を持っていることを確認してください。請求をキャンセルしたい場合でも、請求をキャンセルする権限のない人にこれを送信するのは時間の無駄です。
問題のトランザクションについて説明してください。日時、やり取りした担当者、契約の性質について具体的に説明してください。たとえば、「5月21日の午後、メインストリート300番地にあるホテルにチェックインしました。予約を受け取ったエージェントのトビーが、施設で建設が行われている間、私の部屋を保証してくれました。占有に適していました。」
合意された製品またはサービスの支払いを拒否する背後にある特定の問題を述べてください。受け取ったものが合意された期待とどのように一致しなかったかを詳しく説明します。たとえば、注文した製品がセールスマンによって誤って伝えられ、必要な機能がなかった場合は、その情報を含めます。ホテルがウォータースライドの代わりに水漏れのある屋根を備えているだけの5つ星施設として宣伝している場合は、手紙にその旨を記載してください。
状況を解決するためにすでに行ったすべての努力に注意してください。繰り返しになりますが、具体的な詳細が役立ちます。 「私は十数回電話をかけた」と言うのは誇張のように思えるかもしれませんが、電話の日時を引用すると、より説得力のある記録になります。
問題の会社でのあなたの歴史を含めてください。すべての取引を詳しく説明する3ページを費やさないでください。ただし、過去の関係を扱った1〜2文が役立つ場合があります。あなたが何年も顧客であるならば、それはあなたの要求に対する追加の信頼性です。
問題の金額を支払わないことを繰り返して終了し、アイテムがアカウントから削除されたことの確認をリクエストします。書面でこれの確認を求めてください。
手紙を送るときは、裏付けとなる書類を含めてください。誤った請求や誤解を招く広告の証拠がある場合、その証拠はあなたのケースを裏付けるでしょう。
自分の記録のために、常に手紙のコピーを保管してください。