OECDによってリリースされた共通報告基準（CRS）は、特定のクライアントの納税者番号（TIN）を取得するために報告金融機関（FI）を要求しています。これは、FIに多くの実際的な課題に直面します。主な懸念事項は、取得したTINの検証と、TINを提供できないと主張するクライアントへの対処方法です。残念ながら、規制当局はこのトピックに詳細に取り組んでいません。したがって、レポートFIは、ポリシーを開発し、必要なプロセスを実装する際に、規制要件だけでなく、運用面および戦略面も考慮する必要があります。
一般に、CRS報告では、FIは、報告可能な管轄区域に居住するすべての口座保有者および管理者のTINを取得する必要があります。ただし、特定の管轄区域（たとえば、ドイツやシンガポール）では、ローカルCRSの実装でTIN収集の範囲が拡大されており、居住地に関係なく、すべての外国のクライアントからの自己認証にTINを含める必要があります。シンガポールの場合、この義務は国内の顧客にも適用されます。同様に、一部のFIは、より広範なアプローチの一環として、または管轄区域が後日報告可能になることを見越して、報告可能な管轄区域に居住するクライアントだけでなく、すべてのクライアントからTINを取得することを選択する場合があります。
TINを取得するための要件に対する限定的な例外は、CRSの下で提供されます。まず、クライアントの居住地の管轄区域が居住者にTINを発行しない場合。第二に、クライアントの居住地の管轄区域の国内法がTINの収集を要求していない場合。 CRSで明示的に言及されていなくても、クライアントがTINを提供できない状況は他にもあります。たとえば、ほとんどの管轄区域は一般にTINを発行しますが、特定の居住者グループ（たとえば、未成年者）には発行しない場合があります。さらに、新しい居住者は、TINの提供を要求されたときに、まだTINを取得していない可能性があります。
クライアントがTINを提供できない場合、報告FIはクライアントにこの事実を合理的に説明するように依頼し、説明に応じて、後でTINを収集する必要があります。 CRSの実施を約束しているほとんどの管轄区域について、OECDポータルは、TINを一般的に発行するかどうかを示します。これは、報告FIがそのような説明の合理性を確認するために使用できます。残念ながら、OECDポータルのガイダンスは、特定の居住者グループにTINが割り当てられていない状況には触れていません。同様に、TINコレクションがすべての外国人居住者に拡大された場合（たとえば、ドイツやシンガポールのように）、OECDポータルは、非参加管轄区域に関する情報が不足しているため、不十分です。そのような状況では、報告FIは、他の情報源を使用するかどうかを決定し、必要な調査を実施する必要があります。あるいは、OECDポータルの情報を超えず、クライアントの主張を信頼することを決定する場合もあります。
もう1つの興味深い質問は、TINを取得したら、レポートFIによって検証する必要があるかどうかとその方法です。 OECD CRS FAQは、報告FIは、クライアントが提供する「TINのフォーマットおよびその他の仕様を確認する」義務を負わないことを明確にしています。ただし、報告FIは、取得したすべての自己認証に対して「合理性テスト」を実行する必要があります。報告FIは、自己認証が不正確または信頼できないことを知っている、または知る理由がある場合、自己認証に依存することは許可されていません。おそらく、クライアントが自分のTINがたとえば「123456」または「abcdef」であると述べている場合、レポートFIには、自己認証が正しくないことを知る理由があります。そのため、基本的な検証を実行する必要があります。
それでも、報告FIはさらに進んで、取得したTINの形式を確認したい場合があります。報告者として TINがファイルにあるかどうかに関係なく、これは送信されるデータの品質を向上させるのに役立ち、誤ったTINが報告された特定のクライアントに関する質問を受信管轄区域が返すときに後の管理作業を防ぐことができます。さらに、TIN検証プロセスを実装することで、将来規制要件が厳しくなった場合の面倒な修復作業を防ぐことができます。最後に、ファイル上の情報が正しいことを確認することも、通常、データ保護法の下での一般的な要件です。たとえば、スイスはこれをデータ保護に関する連邦法の第5条（BundesgesetzüberdenDatenschutz）で規定しています。
これらの追加の取り組みを適用し、TIN形式を検証することを決定した報告FIにとって、OECDポータルはおそらく最初に検討されるリソースです。ただし、特定の法域ではTIN情報が欠落しているだけでなく、情報が利用できる場合、品質が変動し、均一に構造化されていません。したがって、報告FIは、OECDポータルからの情報を運用チームが使用したり、ITシステムへの入力として使用したりするために、より包括的な形式にする必要がある場合があります。
さらに、TINに関する詳細情報を提供する管轄区域であっても、検証によって追加の課題が生じる可能性があります。たとえば、管轄区域がさまざまな識別番号を使用していて、クライアントがCRSの目的でTINと見なされる番号を認識していない場合、面倒なフォローアップの議論と追加の指示が必要になる場合があります。
いくつかの基本的な「合理性テスト」は必須ですが、TIN検証のための包括的な要件やソリューションはありません。したがって、現在、検証は「ベストエフォート」ベースでのみ実行でき、レポートFIは、CRSのこのコンポーネントに取り組む方法を決定する際に、潜在的な利点と課題のバランスを慎重にとる必要があります。